Boa tarde, Matheus,
A dúvida é muito pertinente, e o raciocínio do responsável pelo setor contábil tem uma lógica que faz sentido, mas o lançamento sugerido apresenta alguns pontos que merecem atenção antes de adotar como padrão.
O ponto central aqui é a natureza de cada despesa. Quando o sócio utiliza o veículo da empresa para fins pessoais, a empresa está, na prática, cedendo um bem do seu ativo para uso particular. Isso não é uma receita operacional da empresa, tampouco uma "recuperação de despesa" no sentido técnico do termo. É, essencialmente, um direito que a empresa tem a receber do sócio, reduzindo um benefício que ele está usufruindo às custas do patrimônio social.
O lançamento mais adequado seria reconhecer esses valores como crédito contra o sócio, e não como receita ou recuperação de despesa na DRE. A conta de "recuperação de despesas" na DRE tem uso mais apropriado quando a empresa efetivamente desembolsou um custo que será ressarcido por terceiros, como um seguro que cobre um sinistro já pago. No caso do uso pessoal do veículo, a empresa não está recuperando nada que saiu do caixa para fins operacionais. Ela está simplesmente cobrando do sócio algo que ele deve pela utilização do ativo.
Uma forma mais tecnicamente correta de registrar seria assim. No momento em que o uso pessoal é identificado e mensurado, o lançamento seria débito em "Sócio Conta Corrente" ou "Adiantamento a Sócio" no ativo, e crédito na conta de custo ou despesa que foi indevidamente carregada pela empresa, como "Despesas com Veículos", por exemplo. Isso anula o efeito da despesa pessoal no resultado da empresa, que não deveria suportar esse custo.
Quando chega o momento do pagamento do pró-labore, o lançamento fica assim: débito em "Pró-labore a Pagar" pelo valor bruto, crédito em "Sócio Conta Corrente" pelo valor das despesas pessoais que estão sendo compensadas, e crédito em "Banco" pelo valor efetivamente pago ao sócio.
Esse tratamento é mais limpo porque mantém o resultado da empresa livre de despesas que não lhe pertencem, reflete com precisão o que o sócio deve à empresa, e deixa a conciliação do pró-labore transparente e auditável.
Vale lembrar também que, do ponto de vista fiscal, o uso de bens da empresa por sócios para fins pessoais é uma área que pode atrair questionamentos da Receita Federal, especialmente quanto à caracterização de distribuição disfarçada de lucros ou de benefícios tributáveis. Por isso, além da contabilização correta, é importante que haja documentação clara sobre os valores atribuídos ao uso do veículo e às demais despesas pessoais, preferencialmente com uma política formal ou ao menos um controle interno bem estruturado
