Empresas do Simples Nacional não estão obrigadas a entregar a ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), mesmo que tenham distribuído lucro. Para esse regime, a declaração oficial exigida é a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais).
A dispensa da entrega da ECD e da ECF para empresas do Simples Nacional é normatizada por Instruções Normativas (IN) da própria Receita Federal do Brasil.
Abaixo estão as bases legais específicas para cada uma dessas obrigações:
Legislação de dispensa da ECD (Escrituração Contábil Digital)
A regra vigente aplicável à ECD é a Instrução Normativa RFB nº 2003/2021.
Dispositivo Legal: Artigo 3º, parágrafo 1º, inciso I.
O que diz o texto: Ele deixa explícito que a obrigação de apresentar a ECD não se aplica às pessoas jurídicas optantes pelo regime do Simples Nacional (instituído pela Lei Complementar nº 123/2006).
Legislação de dispensa da ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
A regra geral que consolida o funcionamento da ECF e dita suas exceções está disposta na página oficial da ECF da Receita Federal e normatizada pela Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021 (que atualizou a antiga IN nº 1.422/2013).
Dispositivo Legal: Artigo 1º, parágrafo 1º, inciso I.
O que diz o texto: Define expressamente que estão dispensadas do preenchimento e da entrega da ECF as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional.
No entanto, há detalhes importantes sobre a distribuição de lucros e exceções legais:
Limites de Isenção (Lucro Presumido): Pela regra geral da Receita Federal, o lucro distribuído de forma isenta de imposto é limitado ao valor calculado com base no percentual de presunção do Lucro Presumido (ou o apurado pela contabilidade).
Distribuição Acima do Limite: Se a empresa do Simples Nacional quiser distribuir lucros isentos acima desse limite fiscal, ela precisará manter uma contabilidade formal. A empresa não é obrigada a enviar o arquivo da ECD ao SPED por causa disso, mas precisará autenticar o Livro Diário no órgão de registro competente (Junta Comercial ou Cartório).
Exceções de Obrigatoriedade: A dispensa da ECD/ECF cai por terra em casos específicos, como possuir sócio estrangeiro, receber aporte de capital (investidor anjo), ou se a empresa for obrigada a ter auditoria externa.
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) possui regras claras quanto à geração da escrituração contábil, mas a definição de quais empresas devem transmitir o arquivo eletrônico da ECD ao Fisco é uma competência legal da Receita Federal do Brasil (RFB).
A relação entre as normas do CFC e a entrega da ECD funciona sob as seguintes diretrizes:
1º. Fazer Contabilidade Completa é Obrigatório (ITG 2000)
Para o CFC, toda e qualquer empresa (inclusive as microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional) é obrigada a possuir escrituração contábil regular.
Norma Técnica: ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil.
Regra: O CFC determina que a contabilidade deve ser uniforme, registrando em ordem cronológica todos os fatos patrimoniais, independentemente do porte ou regime tributário da empresa.
2º. A ECD como Meio de Envio (CTG 2001)
O CFC regulamentou a conversão da contabilidade tradicional para o meio digital por meio do Comunicado Técnico CTG 2001 (Resolução CFC nº 1.299/2010).
A norma estabelece os critérios técnicos para que os livros digitais (Diário, Razão e Demonstrações) gerados pelo contador tenham validade jurídica e profissional.
O CFC dita como o livro digital deve ser construído, mas deixa o critério de obrigatoriedade de transmissão para as normas da Receita Federal (que, como vimos, dispensa o Simples Nacional).
3º. Exclusividade e Regularidade do Profissional
O CFC dita regras rígidas sobre quem pode assinar e transmitir a ECD:
Assinatura Obrigatória: O arquivo da ECD exige obrigatoriamente a assinatura digital de um profissional da contabilidade (contador ou técnico) utilizando certificado e-CPF.
Bloqueio por Irregularidade: O CFC determina que profissionais que estejam com o registro baixado, cancelado ou em situação de inadimplência perante o CRC (Conselho Regional de Contabilidade) ficam impedidos pelo sistema do SPED de transmitir a ECD de qualquer cliente.
Resumo prático
Perante o CFC, o contador tem a obrigação de fazer a contabilidade do Simples Nacional. Mas ele só enviará essa contabilidade no formato ECD se a Receita Federal exigir (em casos de distribuição excessiva de lucros ou investidor-anjo), ou se houver um acordo contratual específico entre o cliente e o escritório. Se a empresa for dispensada, o contador imprimirá ou autenticará os livros pelas vias normais (Junta Comercial/Cartório) se houver necessidade de comprovação jurídica.
Para entender melhor o seu cenário atual e evitar problemas:
Você é o contador avaliando se deve enviar o arquivo ou o empresário alinhando as obrigações com o seu prestador de serviço.
A empresa em questão registrou em contrato social a opção voluntária pelo envio da ECD?
O Compliance Contábil e Fiscal serve justamente para garantir a conformidade legal da empresa, protegendo o negócio e o profissional de contabilidade contra riscos e penalidades fiscais, societárias e penais