Boa tarde, Ana Paula,
A situação que você descreveu é bastante comum na prática contábil brasileira, mas carrega riscos relevantes que merecem atenção cuidadosa. Vou responder cada ponto de forma detalhada.
Sobre os riscos da distribuição sem escrituração contábil
O risco central está na base legal que sustenta a isenção do Imposto de Renda sobre os lucros distribuídos. O artigo 10 da Lei 9.249/1995 estabelece que os lucros ou dividendos calculados com base nos resultados apurados a partir de janeiro de 1996 não estão sujeitos à incidência do Imposto de Renda na fonte nem na declaração de ajuste do beneficiário. Essa isenção, porém, pressupõe que os valores distribuídos correspondam a lucros efetivamente apurados.
Para empresas que não mantêm escrituração contábil regular, a legislação permite uma saída: a distribuição isenta fica limitada ao valor resultante da aplicação dos percentuais de presunção do Lucro Presumido sobre a receita bruta, conforme previsto no artigo 15 da mesma lei, deduzido o IRPJ e a CSLL devidos. Esse é o chamado "lucro presumido fiscal", e não um percentual livremente definido pelos sócios.
No caso da sua cliente, prestadora de serviços, o percentual de presunção sobre a receita bruta para fins de IRPJ é, em regra, de 32% para a maioria das atividades de prestação de serviços, conforme o artigo 15 da Lei 9.249/1995. O percentual de 40% que mencionou não encontra amparo direto nessa regra e, dependendo da atividade, pode resultar em distribuição acima do limite isento, tornando o excedente tributável como rendimento do trabalho ou, em determinadas situações, sujeito à tributação como distribuição disfarçada de lucros.
Além do risco tributário, há o risco previdenciário: a Receita Federal pode requalificar como pró-labore os valores distribuídos que excedam o limite isento, o que geraria incidência de contribuição previdenciária tanto para a empresa quanto para os sócios.
Sobre o respaldo legal da distribuição por presunção
Sim, existe respaldo legal, mas com condições precisas. O artigo 14 da Instrução Normativa RFB 1.700/2017 e, antes dela, orientações do próprio fisco, consolidam o entendimento de que, na ausência de escrituração contábil, o limite isento para distribuição é o lucro presumido fiscal, calculado segundo os percentuais do artigo 15 da Lei 9.249/1995, diminuído dos tributos devidos sobre esse resultado. Distribuir mais do que esse valor sem ter contabilidade que comprove lucro superior é tecnicamente irregular e expõe os sócios ao risco de autuação.
Portanto, a prática tem amparo somente dentro desse limite e somente enquanto a empresa não possui contabilidade. A partir do momento em que a escrituração é implementada, o resultado contábil passa a ser o parâmetro, e o limite presumido deixa de ser aplicável.
Sobre os limites legais para empresas do Simples Nacional
Empresas optantes pelo Simples Nacional seguem as mesmas regras de distribuição de lucros estabelecidas para as demais pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido quando não possuem escrituração contábil. O Simples Nacional, em si, não cria um regime diferenciado para a distribuição de lucros. A Lei Complementar 123/2006 não disciplina essa matéria de forma específica, de modo que se aplicam subsidiariamente as regras gerais da legislação do Imposto de Renda.
Assim, sem contabilidade, o limite isento é o lucro presumido fiscal da atividade. Com contabilidade regular que demonstre lucro superior a esse valor presumido, é possível distribuir o valor efetivamente apurado, com isenção sobre o total.
Sobre como o escritório deve proceder diante da recusa
A recusa do cliente em fornecer documentos essenciais coloca o contador em uma posição delicada do ponto de vista profissional e ético. O Código de Ética Profissional do Contador, aprovado pela Resolução CFC 803/1996, e as normas do CFC, em especial a NBC PG 100, estabelecem que o profissional deve zelar pela qualidade dos serviços prestados e não pode atestar ou subscrever demonstrações que não reflitam adequadamente a realidade da empresa.
Na prática, o escritório tem algumas alternativas. A primeira é formalizar a orientação por escrito, explicando os riscos e registrando que a empresa foi devidamente alertada. A segunda, caso a situação persista e o contador entenda que não pode executar o trabalho com a qualidade mínima exigida pelas normas, é avaliar o encerramento do contrato de prestação de serviços, preservando toda a documentação que comprove as tentativas de regularização.
O contador não pode ser responsabilizado por informações que o cliente se recuse a fornecer, desde que tenha adotado as diligências necessárias e documentado adequadamente essa situação.
Sobre como formalizar a orientação ao cliente
A melhor forma é por meio de uma carta de recomendação ou carta de representação, entregue preferencialmente por escrito e com confirmação de recebimento. Esse documento deve conter, de forma clara e objetiva, a descrição da situação atual, os riscos identificados, os fundamentos legais aplicáveis, as recomendações do escritório e o registro de que o cliente foi informado e optou por não adotar as medidas sugeridas.
Esse tipo de comunicação formal é reconhecido pelas normas do CFC como instrumento de proteção do profissional, e sua existência pode ser determinante em eventual processo ético ou ação de responsabilidade civil. Recomenda-se que ela seja assinada por todos os sócios e arquivada no prontuário do cliente.
É importante que o documento não tenha um tom acusatório, mas seja técnico e objetivo, deixando claro que o escritório cumpriu seu papel de orientação e que a decisão final é de responsabilidade dos administradores da empresa, nos termos do artigo 1.011 do Código Civil e das obrigações do administrador societário
