Boa tarde, Andreza,
Uma empresa que migrou do Simples Nacional para o Lucro Presumido a partir de 2024 fica sujeita às obrigações acessórias desse regime, e a ECD e a ECF são duas delas. Vou explicar a situação com calma.
Sobre a ECD
A Escrituração Contábil Digital é obrigatória para as pessoas jurídicas sujeitas à tributação pelo Imposto de Renda com base no Lucro Presumido? Sim, em regra geral. Contudo, existe uma exceção relevante prevista na Instrução Normativa RFB 2.003/2021: a empresa enquadrada no Lucro Presumido fica dispensada da ECD se utilizar, durante todo o ano, escrituração contábil simplificada no Livro Caixa. Ou seja, se a empresa não manteve escrituração contábil formal em 2024, mas registrou suas movimentações no Livro Caixa, pode estar dispensada da ECD. Porém, como ela declarou a DCTF como inativa, fica implícito que não houve receita, o que torna ainda mais plausível a dispensa, desde que o Livro Caixa tenha sido adotado.
Se a empresa manteve escrituração contábil completa ou, por qualquer motivo, não se enquadra na dispensa pelo Livro Caixa, a ECD deveria ter sido entregue. Nesse caso, a entrega em atraso ainda é possível e deve ser feita o quanto antes.
A multa por atraso na entrega da ECD está prevista no artigo 12 da IN RFB 2.003/2021 e segue o padrão geral das obrigações acessórias do SPED: para empresas em situação de inatividade ou sem movimento, a multa mínima é de R$ 500,00. Para empresas ativas com receita, o cálculo é diferente, mas como a empresa estava sem receita e com DCTF de inativa, a multa aplicável, se devida, tende a ser essa mínima de R$ 500,00.
Sobre a ECF
A Escrituração Contábil Fiscal é obrigatória para todas as pessoas jurídicas sujeitas ao IRPJ, independentemente de terem tido receita ou não, com exceção das optantes pelo Simples Nacional, das entidades imunes ou isentas que não estejam obrigadas à ECD, e de algumas situações específicas. Portanto, mesmo sem receita, a empresa no Lucro Presumido em 2024 estava obrigada a entregar a ECF. Declarar a DCTF como inativa não substitui nem dispensa a entrega da ECF.
A multa por atraso na entrega da ECF está prevista no artigo 8-A do Decreto-Lei 1.598/1977, incluído pela Lei 12.973/2014. Para empresas inativas ou sem receita, a multa mínima é de R$ 500,00. Para empresas com receita, o cálculo é de 0,25% da receita bruta por mês de atraso, limitado a 10%, com mínimo de R$ 500,00 e máximo de R$ 5.000.000,00. Como a empresa não teve receita em 2024, a multa aplicável seria a mínima de R$ 500,00.
Ponto prático importante
Antes de qualquer coisa, vale verificar se a empresa realmente adotou o Livro Caixa de forma consistente durante 2024, pois isso define se a ECD é exigida ou não. Quanto à ECF, não há essa saída, ela é devida independentemente do regime de escrituração adotado.
A entrega extemporânea de ambas as obrigações pode ser feita normalmente pelo sistema SPED, e o sistema já calcula e notifica o contribuinte sobre os débitos decorrentes do atraso. Recomendo regularizar o quanto antes para evitar que os valores aumentem e para manter a situação fiscal da empresa organizada antes de qualquer outra movimentação