Boa tarde, Larissa,
Essa é uma situação bastante comum em entidades do terceiro setor, especialmente nos primeiros anos após a constituição, quando a preocupação com a formalização contábil acaba ficando em segundo plano diante das demais prioridades da associação. Vamos por partes, já que suas perguntas se conectam bastante.
Sobre a possibilidade de elaborar um balanço de abertura nessa situação, sim, é tecnicamente possível e, mais do que isso, é necessário regularizar a escrituração. O que precisa ficar claro é que a forma mais correta, do ponto de vista técnico e também para fins de comprovação da regularidade fiscal da entidade, não é simplesmente criar um balanço de abertura para 2025 ignorando o que aconteceu em 2024. O ideal é reconstituir a escrituração contábil desde a data de constituição da associação, em janeiro de 2024, elaborando os lançamentos de forma extemporânea, ou seja, registrando retroativamente todas as movimentações ocorridas naquele ano com base na documentação disponível. Isso porque uma associação, assim como qualquer outra pessoa jurídica, está sujeita ao princípio da competência, e simplesmente abrir um balanço em 2025 sem demonstrar o resultado de 2024 significa perder a informação sobre o superávit ou déficit daquele exercício, o que pode ser questionado tanto por associados quanto pela Receita Federal, principalmente se a entidade usufrui de imunidade ou isenção tributária, que exige escrituração contábil regular como uma das condições para sua manutenção.
Dito isso, entendo perfeitamente que, dependendo do volume de documentação disponível e da qualidade dos registros que o cliente conseguiu manter informalmente, pode não ser viável reconstituir todo o exercício de 2024 com precisão. Nesse caso, uma alternativa aceita na prática é elaborar um balanço de abertura em uma data de corte definida, geralmente 1º de janeiro de 2025, incorporando ali, de forma consolidada, o patrimônio líquido acumulado desde a constituição, com uma nota explicativa detalhando que os saldos anteriores a essa data foram apurados a partir de documentação de suporte, sem escrituração contábil formal no período. Essa solução é menos recomendável do que a reconstituição completa, mas é uma saída legítima quando a reconstituição não é praticável, desde que fique tudo bem documentado e explicado nas notas explicativas das demonstrações.
Quanto à normatização, não existe uma norma específica que trate exclusivamente do balanço de abertura, mas há um conjunto de normas que dá sustentação a esse procedimento. A principal referência para entidades sem fins lucrativos é a ITG 2002, editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, que trata especificamente da entidade sem finalidade de lucros e estabelece os critérios de reconhecimento, mensuração e evidenciação contábil aplicáveis a associações, fundações e organizações religiosas. Além dela, associações que não se enquadram em normas específicas de maior porte costumam utilizar a NBC TG 1000, que trata da contabilidade para pequenas e médias empresas, como base geral de reconhecimento e mensuração dos elementos patrimoniais. Para o tratamento da correção da ausência de escrituração, o raciocínio se apoia nos conceitos de retificação de erros de períodos anteriores, tratados na norma de políticas contábeis, estimativas e correção de erros, que orienta que, sempre que praticável, a correção deve ser retrospectiva, reconstituindo os saldos como se a escrituração tivesse sido feita corretamente desde o início. Vale conferir o texto atual dessas normas diretamente no site do CFC antes de citá-las formalmente em qualquer parecer ou relatório, pois números de itens e redações podem ter sido atualizados.
Do ponto de vista legal, a obrigatoriedade de escrituração contábil regular para associações também decorre do Código Civil, que trata da escrituração dos livros contábeis pelas pessoas jurídicas de direito privado, e, especialmente se a entidade pretende manter ou obter imunidade tributária, do artigo 14 do Código Tributário Nacional, que exige a manutenção de escrituração de suas receitas e despesas em livros revestidos de formalidades capazes de assegurar sua exatidão como uma das condições para o gozo da imunidade. Existe ainda a Lei 9.532 de 1997, que trata de exigências específicas para entidades sem fins lucrativos relacionadas à comprovação da aplicação de recursos e à manutenção de escrituração contábil regular. Recomendo fortemente que o cliente confirme esses dispositivos nos textos oficiais atualizados, já que a legislação tributária sofre alterações com frequência.
Sobre os documentos recomendáveis para fundamentar os saldos, o trabalho de reconstituição costuma exigir a reunião de todos os extratos bancários da entidade desde a abertura da conta corrente, os comprovantes de doações e contribuições recebidas de associados ou terceiros, contratos de prestação de serviços eventualmente firmados, notas fiscais de aquisição de bens e materiais, comprovantes de despesas pagas como boletos, recibos e faturas, folha de pagamento e guias de recolhimento se houver empregados, o estatuto social e a ata de constituição da associação, além de eventuais atas de assembleia que tenham aprovado orçamentos, prestações de contas ou aquisições relevantes. Caso a entidade possua bens do imobilizado, é importante realizar um levantamento físico desses bens, com a respectiva documentação de aquisição, para que sejam corretamente reconhecidos e, quando aplicável, depreciados a partir da data de aquisição. Todo esse conjunto documental serve não apenas para compor os saldos, mas também para dar consistência e defensabilidade ao trabalho caso a entidade seja questionada futuramente sobre a origem desses valores.
Por fim, quanto ao procedimento contábil mais adequado diante das movimentações já realizadas desde a constituição, o caminho tecnicamente mais correto é justamente a escrituração extemporânea completa. Isso significa lançar, com base nos documentos de suporte reunidos, todas as receitas, despesas, aquisições de bens, recebimentos e pagamentos ocorridos desde janeiro de 2024, respeitando as competências de cada mês e cada exercício, para então apurar corretamente o resultado de 2024 e transportar o saldo patrimonial para a abertura de 2025. Esse processo deve ser conduzido com cuidado, mês a mês quando possível, e os livros contábeis, diário e razão, devem ser gerados a posteriori refletindo essas datas retroativas, dentro do que o sistema contábil utilizado permitir. Após a conclusão dessa reconstituição, as demonstrações contábeis de 2024 e a posição patrimonial de abertura de 2025 devem ser submetidas à aprovação da diretoria ou assembleia, conforme previsto no estatuto social da associação, formalizando assim a regularização perante os associados e perante eventuais órgãos de fiscalização.
Esse é um trabalho que exige bastante organização e paciência na coleta da documentação, mas é plenamente viável e é o procedimento correto para colocar a entidade em conformidade com a legislação contábil e tributária aplicável ao terceiro setor.
