Bom dia, Matheus,
Vou responder cada ponto da sua dúvida separadamente para ficar mais claro.
Sobre o IRPJ e CSLL pagos a maior sobre o faturamento
Quando a empresa pagou a maior e o fiscal não quer recuperar via PERDCOMP, é preciso avaliar o período em que o erro ocorreu. Se o pagamento indevido foi em 2025 e você está reconhecendo o erro agora em 2026, o tratamento correto é pelo ajuste de exercícios anteriores, em conta de resultado de exercícios anteriores, pois é um erro de um período já encerrado. Se o valor for imaterial, muitas empresas optam por lançar direto em outras despesas operacionais, mas tecnicamente o CPC 23 orienta o uso do ajuste de exercícios anteriores para erros de períodos anteriores.
Se os pagamentos a maior também ocorreram em 2026, aí sim você registra diretamente como despesa do período, normalmente em outras despesas operacionais ou em uma conta específica como tributos sobre o faturamento.
Sobre as retenções de PIS/COFINS/CSLL e IR sobre serviços tomados pagas a maior ou sobre NF cancelada
A lógica é a mesma. O que foi pago indevidamente em 2025 e não foi recuperado no próprio período deve ser tratado como ajuste de exercícios anteriores em 2026, já que se trata de erro de competência de um exercício encerrado. O valor fica contra o patrimônio líquido, fora do resultado de 2026.
Já os pagamentos indevidos que ocorreram em 2026 devem ser baixados normalmente como despesa no resultado de 2026, em outras despesas operacionais.
Uma observação importante: antes de baixar qualquer valor, verifique se ainda há possibilidade de aproveitamento via PERDCOMP ou compensação administrativa, mesmo que o fiscal inicial tenha resistido. O direito de recuperar crédito tributário pago indevidamente existe e tem prazo de 5 anos. Baixar como despesa significa abrir mão do direito à recuperação, o que pode não ser a melhor decisão financeira para a empresa.
Sobre o IR sobre serviços tomados apropriado indevidamente em 2025
Se em 2025 a empresa registrou como crédito um IR retido que, na verdade, não deveria ter sido retido (por exemplo, a nota foi paga a menor), esse crédito foi registrado a maior indevidamente. Quando a regularização ocorre em 2026, você pode tratar de duas formas:
Se for um erro de competência de 2025, o mais correto tecnicamente é ajuste de exercícios anteriores, que vai a patrimônio líquido e não afeta o resultado de 2026.
Se a empresa preferir simplificar, especialmente se o valor for imaterial, é aceitável registrar como outras receitas operacionais em 2026, mas é preciso ter clareza de que isso vai inflar o resultado do exercício atual com algo que se originou no período anterior.
Resumindo o critério geral:
Erros de períodos já encerrados, se materiais, devem ir para ajuste de exercícios anteriores. Se imateriais, a prática aceita é absorver no resultado corrente como despesa ou receita, conforme o caso. O que não é recomendável é misturar os dois tratamentos sem critério definido, porque isso pode gerar inconsistência nas demonstrações.
Se tiver dúvida sobre a materialidade, o critério costuma ser definido na política contábil da empresa ou, na ausência dela, utilizar um percentual sobre o patrimônio líquido ou sobre o resultado como referência.