Bom dia, Elayne,
Os honorários contábeis, por se tratar de uma despesa de serviços recorrente, devem seguir a lógica do regime de competência, ou seja, a despesa precisa ser reconhecida no mês em que o serviço foi efetivamente prestado, independentemente de quando o pagamento ocorre.
Na contabilidade do escritório de contabilidade (quem presta o serviço), o processo envolve dois momentos distintos.
O primeiro é o reconhecimento da receita no momento em que o serviço é prestado, geralmente ao final do mês ou na data de emissão da nota fiscal. O lançamento seria um débito em Clientes a Receber, dentro do Ativo Circulante, e um crédito em Receita de Serviços de Contabilidade, no grupo de Receitas Operacionais. Esse lançamento registra que o serviço foi prestado e que existe um direito a receber por esse trabalho.
O segundo momento ocorre quando o cliente efetua o pagamento. Nesse caso, o lançamento é um débito em Caixa ou Banco, e um crédito em Clientes a Receber, baixando assim a conta que havia sido criada no primeiro lançamento.
Na contabilidade do cliente (a empresa que contratou o serviço contábil), a lógica é a inversa. Quando recebe a nota fiscal ou no momento em que o serviço é reconhecido como prestado, a empresa deve lançar um débito em Despesas com Honorários Contábeis, dentro do grupo de Despesas Operacionais ou Despesas Administrativas, e um crédito em Honorários Contábeis a Pagar, no Passivo Circulante. Esse lançamento representa o reconhecimento da obrigação assumida com o escritório.
Quando o pagamento for realizado, o lançamento é simplesmente um débito em Honorários Contábeis a Pagar e um crédito em Caixa ou Banco, encerrando a obrigação registrada anteriormente.
Portanto, para responder diretamente à sua pergunta: sim, são dois lançamentos distintos, um de apropriação e um de pagamento. Isso vale tanto para quem presta quanto para quem contrata o serviço, sempre respeitando o princípio da competência.
Uma observação importante: como o escritório está no Simples Nacional, a receita reconhecida no lançamento de apropriação será a base para o cálculo do DAS do período correspondente, conforme a competência do mês em que o serviço foi prestado. Não há impacto direto do regime tributário nos lançamentos contábeis em si, já que eles seguem as normas contábeis independentemente do regime fiscal adotado.