Boa tarde, Elayne,
Vou responder aos três pontos na ordem em que você trouxe, porque cada um depende do anterior para fazer sentido.
Sobre a nomenclatura, o aluno está certo do ponto de vista da teoria contábil estrita. O CPC 25, que trata de provisões, passivos contingentes e ativos contingentes, define provisão como um passivo de prazo ou valor incerto. Férias e décimo terceiro salário não se encaixam nessa definição, porque tanto a ocorrência da obrigação quanto a forma de cálculo já são conhecidas desde o início do vínculo empregatício, o que caracteriza uma obrigação certa quanto à sua existência, apenas com o valor final sendo apurado mês a mês conforme a proporcionalidade do tempo trabalhado e eventuais variações salariais. Por essa razão, tecnicamente o termo mais adequado seria obrigação a pagar, encargos sociais a pagar ou algo equivalente, e não provisão. Acontece que, por tradição histórica no Brasil, boa parte dos planos de contas de mercado, inclusive softwares contábeis amplamente utilizados, mantém a nomenclatura provisão de férias e provisão de 13º salário, mesmo sabendo que isso não é rigorosamente correto sob a ótica das normas internacionais. Então, para fins acadêmicos e para responder de forma tecnicamente correta, o ideal é usar termos como 13º salário a pagar e férias a pagar, exatamente como você já pretende fazer nos seus lançamentos.
Sobre a apropriação mensal, é importante separar o que realmente compõe a despesa mensal da empresa daquilo que só existe no momento do pagamento. O FGTS e o INSS patronal são encargos da empresa que incidem sobre a remuneração e, portanto, devem ser apropriados mensalmente junto com a despesa de férias e de 13º salário, respeitando o regime de competência. Já o INSS do empregado e o IRRF são retenções que incidem sobre o valor bruto no momento em que o rendimento é efetivamente pago ao trabalhador, e não fazem parte da apropriação mensal, porque antes do pagamento não existe ainda um rendimento tributável na fonte nem uma base de desconto para a contribuição previdenciária do empregado. Por isso, na apropriação mensal você só vai lançar a despesa da empresa e os respectivos passivos, sem se preocupar ainda com INSS do empregado e IRRF, que aparecem apenas na hora do pagamento.
A apropriação mensal do 13º salário, considerando 1/12 avos, ficaria assim:
D – Despesa com 13º salário C – 13º salário a pagar
A apropriação mensal de férias, considerando também o 1/12 avos mais o terço constitucional proporcional, seguiria a mesma lógica:
D – Despesa com férias C – Férias a pagar
Sobre os encargos patronais incidentes sobre essas duas despesas, você faz um lançamento para o FGTS e outro para o INSS patronal, referentes tanto ao 13º quanto às férias:
D – Despesa com FGTS sobre 13º salário C – FGTS a recolher
D – Despesa com FGTS sobre férias C – FGTS a recolher
D – Despesa com INSS patronal sobre 13º salário C – INSS a recolher
D – Despesa com INSS patronal sobre férias C – INSS a recolher
Repare que a nomenclatura de despesa aqui já reflete exatamente o que você pediu, sem usar o termo provisão em nenhum momento, e o crédito vai sempre para uma conta de passivo que representa a obrigação certa que a empresa já tem, mesmo que o pagamento ocorra depois.
Agora, para o pagamento, vamos usar valores fictícios para deixar o exemplo completo. Suponha que o 13º salário bruto acumulado de um colaborador seja de três mil reais. No momento do pagamento, a empresa vai calcular o INSS do empregado sobre esse valor, usando a tabela progressiva vigente, e vamos supor que esse desconto fique em trezentos e trinta reais. O IRRF sobre o 13º salário é calculado separadamente do IRRF do salário mensal, porque o 13º tem tributação exclusiva na fonte, e vamos supor que nesse caso o valor apurado seja de cem reais. O valor líquido a ser depositado na conta do colaborador seria de dois mil quinhentos e setenta reais.
O lançamento da baixa do 13º salário a pagar, já retirando os descontos do empregado, ficaria assim:
D – 13º salário a pagar 3.000,00 C – INSS a recolher 330,00 C – IRRF a recolher 100,00 C – Bancos conta movimento 2.570,00
Depois, no momento do recolhimento efetivo das guias, você vai reunir o INSS retido do empregado com o INSS patronal que já estava apropriado como despesa em meses anteriores. Supondo que o INSS patronal sobre esse mesmo 13º salário seja de seiscentos reais, o total a recolher para a Receita Federal seria de novecentos e trinta reais, e o lançamento seria:
D – INSS a recolher 930,00 C – Bancos conta movimento 930,00
Para o FGTS, considerando a alíquota de oito por cento sobre o valor bruto de três mil reais, o valor a depositar seria de duzentos e quarenta reais, com o seguinte lançamento:
D – FGTS a recolher 240,00 C – Bancos conta movimento 240,00
O mesmo raciocínio vale para o pagamento de férias. Se o valor bruto das férias, já somado o terço constitucional, for de quatro mil reais, você repete a mesma sequência: baixa da conta férias a pagar contra os descontos de INSS e IRRF do empregado e o valor líquido depositado ao colaborador, seguido pelos lançamentos de recolhimento de INSS total, reunindo patronal e retido, e do FGTS calculado sobre o valor bruto das férias.
Esse encadeamento garante que a despesa da empresa seja reconhecida mês a mês, de forma coerente com o regime de competência, e que os desembolsos de caixa, incluindo retenções do empregado e recolhimentos aos órgãos competentes, só apareçam no momento em que efetivamente ocorrem, o que é exatamente a lógica que separa a apropriação do pagamento nesse tipo de obrigação trabalhista.