Bom dia, Shirley,
Sua linha de raciocínio está correta, e a posição do responsável fiscal do cliente não se sustenta juridicamente. Vou explicar o porquê e qual caminho considero o mais seguro para esse caso.
O ponto central é que distribuição de lucros pressupõe lucro apurado. Os artigos 1.007 e 1.008 do Código Civil garantem o direito dos sócios de participar dos resultados na proporção das quotas e vedam cláusula que exclua algum sócio dessa participação, mas eles não dispensam a apuração regular do resultado por meio de balanço. Ou seja, esses artigos asseguram o direito à parcela do lucro depois que ele existe e foi apurado, mas não autorizam, por si só, que se retire dinheiro da empresa a título de lucro antes desse momento. Sem previsão no contrato social permitindo balanço intermediário e distribuição antecipada, simplesmente não existe, tecnicamente, lucro a distribuir em julho. O que existe, na prática, é uma retirada de recursos da sociedade por um dos sócios, sem lastro contábil e sem deliberação formal entre os sócios.
Isso torna a posição do responsável fiscal equivocada quando ele diz que não há vínculo entre a obrigação fiscal e o contrato social. A EFD-Reinf, no evento R-4010, existe para declarar rendimentos efetivamente pagos e sua natureza, entre eles a distribuição de lucros isenta de IRRF. Essa obrigação acessória não cria a natureza do rendimento, ela apenas reporta a natureza que o fato já tem. Se o fato, do ponto de vista societário e contábil, ainda não é uma distribuição de lucros porque não houve apuração de resultado nem deliberação, não há como declarar na Reinf algo que ainda não ocorreu de fato. Declarar como distribuição fiscalmente e manter como adiantamento contabilmente cria uma incoerência entre a escrituração contábil e a declaração acessória, o que é facilmente identificável em qualquer cruzamento de informações pela Receita Federal e enfraquece a defesa do cliente caso a operação seja questionada.
A opção mais correta e mais segura é manter o valor como Adiantamento a Sócios até dezembro. Esse lançamento reflete corretamente a realidade da operação, que é uma antecipação financeira, e não uma distribuição de lucros propriamente dita. Ao final do exercício, com o balanço patrimonial levantado em 31 de dezembro e o lucro do período apurado, os sócios deliberam formalmente a distribuição, e nesse momento o valor que havia sido adiantado é baixado contra a distribuição deliberada. É só a partir dessa deliberação, com lucro efetivamente apurado que suporte o valor, que se caracteriza a distribuição de lucros para fins societários e fiscais, e é esse o momento correto para informar o evento na EFD-Reinf.
Vale destacar um ponto prático importante nesse caminho: se ao final do ano o lucro apurado não for suficiente para cobrir os doze mil reais já retirados, a diferença não pode ser tratada como distribuição de lucros, porque simplesmente não há lucro que a sustente. Nessa hipótese, o saldo remanescente passa a ter natureza de mútuo entre o sócio e a sociedade, e o correto seria buscar a devolução desse valor pelo sócio, ou formalizar a operação como empréstimo, com as devidas consequências, inclusive a possibilidade de tributação como rendimento caso não haja essa regularização.
A alternativa de fechar as contas reconhecendo o valor diretamente como distribuição de lucro, assumindo o risco de não haver previsão contratual, não é recomendável. Do ponto de vista societário, o outro sócio pode contestar a retirada como indevida, já que foi feita sem deliberação e sem amparo no contrato social. Do ponto de vista fiscal, a Receita Federal pode desconsiderar a isenção do IRRF aplicada sobre essa distribuição por falta de comprovação de lucro apurado em balanço, tributando o valor como rendimento do sócio, com a cobrança de imposto, multa e juros. Também é importante lembrar que, no caso de empresas do Simples Nacional, o valor que pode ser distribuído com isenção do imposto de renda está limitado ao lucro efetivamente apurado em contabilidade regular, ou, na ausência dela, ao percentual de presunção de lucro previsto na legislação do Simples Nacional aplicável à atividade da empresa. Uma distribuição sem lastro contábil adequado também compromete esse limite de isenção.
Por fim, se os sócios têm o costume ou a intenção de fazer retiradas ao longo do ano com base em resultados parciais, o caminho correto para regularizar isso de forma definitiva é alterar o contrato social para prever expressamente a possibilidade de levantamento de balanços intermediários e a distribuição de lucros com base neles. Essa alteração resolve o problema para as próximas competências, mas não tem efeito retroativo sobre a retirada já realizada em julho, que deve ser tratada como adiantamento até a apuração de dezembro, pelas razões explicadas acima.