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Essa é uma situação bastante comum e que exige atenção redobrada por parte da contabilidade, porque a ausência de emissão de nota fiscal não desobriga a empresa de reconhecer a receita e de recolher os tributos devidos. O fato gerador do ISS ou do ICMS, conforme o caso, ocorre no momento da prestação do serviço ou da entrega da mercadoria, e não no momento da emissão do documento fiscal. Ou seja, mesmo sem nota emitida, a receita já nasceu e precisa ser tributada.
No caso de uma empresa optante pelo Simples Nacional, o procedimento correto é reconhecer essa receita como receita sem emissão de documento fiscal dentro do PGDAS-D. O próprio aplicativo do Simples Nacional possui campo específico para isso, permitindo informar separadamente as receitas com nota emitida e as receitas sem nota emitida, dentro da mesma atividade e do mesmo período de apuração. Assim, ainda que o cliente não emita a nota, a empresa cumpre a obrigação de recolher o tributo sobre o valor efetivamente recebido.
Do ponto de vista contábil, o lançamento deve seguir o regime de competência. Quando o dinheiro entra na conta da empresa referente a um serviço prestado, ainda que sem nota fiscal, deve ser feito o lançamento a débito de Caixa ou Bancos e a crédito de Receita de Prestação de Serviços, reconhecendo o ingresso como receita operacional. Não é correto manter esse valor registrado apenas como um ingresso financeiro sem contrapartida de receita, pois isso caracterizaria omissão de receita, o que pode gerar autuação fiscal tanto na esfera municipal quanto na esfera federal, além de risco de exclusão do Simples Nacional em caso de reincidência ou de valores relevantes.
Para o fechamento fiscal do período, o ideal é levantar todos os recebimentos ocorridos na conta da empresa que não tiveram nota fiscal correspondente, confirmar com o cliente a natureza de cada um deles, e lançar esses valores como receita sem emissão de documento fiscal no PGDAS-D, dentro do código de serviço correspondente à atividade exercida. É importante manter um controle interno detalhado, com planilha ou relatório que demonstre a composição entre receita com nota e receita sem nota, para que, caso o cliente decida emitir a nota fiscal posteriormente, seja possível fazer a compensação e evitar bitributação do mesmo valor.
Também recomendo formalizar por escrito, seja por e-mail ou outro meio que gere registro, a orientação dada ao cliente sobre a obrigatoriedade de emissão da nota fiscal, deixando claro que a responsabilidade pela regularização é do próprio contratante da prestação de serviços, e que a contabilidade está cumprindo a obrigação de tributar a receita com base nos valores recebidos, independentemente da emissão do documento fiscal. Isso protege o profissional contábil e a empresa em uma eventual fiscalização, demonstrando boa fé e diligência no tratamento da situação.