Bom dia, Kenya,
Vou responder às duas questões separadamente, pois envolvem fundamentos técnicos distintos.
Sobre o encontro de contas entre o Ativo e o Passivo do sócio
O procedimento que você descreve é tecnicamente correto e amparado tanto pela técnica contábil quanto pela legislação civil. Quando existem saldos recíprocos entre a empresa e a mesma pessoa, sendo um valor a receber e outro a pagar, é perfeitamente cabível realizar a compensação desses saldos, desde que as dívidas sejam líquidas, certas e exigíveis, conforme prevê o Código Civil nos artigos que tratam da compensação de obrigações.
A formalização por meio de um Termo de Compensação de Créditos e Débitos é justamente o procedimento recomendado para dar respaldo documental ao lançamento contábil, e o lançamento que você propôs, débito no Passivo e crédito no Ativo, está correto do ponto de vista da técnica contábil, pois promove a baixa simultânea das duas contas pelo valor menor, sem qualquer trânsito financeiro, já que se trata apenas de uma reclassificação patrimonial.
Do ponto de vista fiscal, esse tipo de compensação não configura fato gerador de tributo, pois não representa ingresso ou saída de recursos, mas apenas a extinção recíproca de obrigações já existentes e já registradas anteriormente na contabilidade. Ou seja, a compensação em si não traz impacto tributário adicional.
Dito isso, para que o procedimento seja realmente considerado regular em sua totalidade, é importante que a origem dos dois saldos esteja bem documentada e coerente. Isso significa que o valor a receber do titular precisa ter uma justificativa clara, como adiantamentos, retiradas antecipadas ou outra operação que tenha originado esse direito, e o valor a pagar também precisa ter lastro documental, como um contrato de mútuo ou instrumento equivalente que comprove o aporte de recursos por parte dele para a empresa. Caso essas origens não estejam bem suportadas, o risco não está na compensação em si, mas na fragilidade da natureza das contas que estão sendo compensadas, o que poderia ser questionado em uma eventual fiscalização.
O Termo de Compensação deve, portanto, fazer referência expressa aos documentos que deram origem a cada um dos saldos, e não ser apenas um instrumento genérico de quitação recíproca. Com essa referência bem construída, aliada ao lançamento contábil correto, o procedimento está plenamente regular.
Sobre a distribuição intermediária de lucros isentos
Sim, é permitido realizar a distribuição de lucros de forma intermediária, seja mensal, trimestral ou semestral, com base em balancetes de verificação, desde que a empresa mantenha escrituração contábil regular, como é o caso aqui.
A isenção do imposto de renda sobre lucros e dividendos distribuídos, prevista na legislação desde 1996, não estabelece qualquer restrição quanto à periodicidade da distribuição. O que a norma exige é que os valores distribuídos estejam efetivamente apurados com base em escrituração contábil feita em conformidade com a legislação comercial, demonstrando a existência de lucro real na data da distribuição. Balancetes intermediários assinados pelo contador cumprem exatamente essa função, servindo como suporte técnico para comprovar que o lucro distribuído realmente existia naquele momento.
Um ponto importante e que traz ainda mais segurança para o seu caso é que, por se tratar de um MEI, ou seja, um empresário individual, não existe a figura de sócios nem contrato social no sentido societário, apenas o titular da empresa. Por essa razão, a exigência que às vezes é discutida em sociedades limitadas, sobre a necessidade de previsão contratual explícita quanto à periodicidade de distribuição, simplesmente não se aplica aqui, já que não há sociedade nem cláusulas contratuais a serem observadas entre sócios. O lucro apurado pertence integralmente ao titular, e a retirada antecipada dele é apenas uma questão de disponibilidade de caixa e de comprovação contábil do lucro, não de regência contratual.
Vale reforçar também que, justamente por manter escrituração contábil regular, o titular tem direito à isenção sobre o lucro contábil efetivamente apurado, que pode ser superior ao lucro presumido calculado pelos percentuais de presunção sobre a receita bruta. Essa é uma vantagem relevante de se manter contabilidade completa mesmo sendo MEI, pois amplia a base de isenção além do que seria permitido apenas com o livro caixa.
Como recomendação prática, mesmo não sendo exigido pela legislação um instrumento formal de deliberação, é sempre saudável manter um registro simples de cada distribuição intermediária, vinculado ao balancete correspondente, para reforçar a rastreabilidade caso haja necessidade de comprovação futura. Também é importante que, ao final do exercício, o balanço anual seja conferido para confirmar que o total distribuído ao longo do ano não superou o lucro efetivamente apurado no período, já que eventual excesso distribuído além do lucro real anual perderia a condição de isenção e passaria a ter natureza de rendimento tributável.