Boa tarde, Mariele,
Essa é uma dúvida bem comum e importante, porque na prática as duas situações representam fatos geradores diferentes, então a resposta não é sobre qual opção é mais vantajosa do ponto de vista fiscal, e sim qual documento reflete corretamente o que de fato aconteceu com a mercadoria. Vou explicar as diferenças para você conseguir identificar qual se aplica ao seu caso.
Quando o estoque é baixado por perda de valor comercial, seja por deterioração, obsolescência, quebra, vencimento, avaria ou qualquer outro motivo que torne o item impróprio para venda, o procedimento correto é a emissão de nota fiscal de saída para fins de baixa por perda, muitas vezes tratada como sucata quando o item realmente perde toda a utilidade original e passa a ter apenas valor residual de material reciclável ou descarte. Já quando o item ainda está em perfeitas condições, mas a empresa decide utilizá-lo internamente, como materiais de escritório que originalmente foram comprados para revenda mas passaram a ser usados pela própria empresa, o correto é emitir a nota fiscal de uso e consumo, sem que haja qualquer perda de valor do bem, apenas mudança de destinação.
Em relação aos impactos tributários, existem diferenças relevantes entre as duas hipóteses.
No caso da baixa por perda ou sucata, geralmente não há incidência de ICMS na operação, já que não existe circulação econômica de mercadoria, mas a legislação estadual pode exigir o estorno proporcional do crédito de ICMS que foi aproveitado na entrada daquele item, uma vez que ele não seguiu o ciclo normal de comercialização. O mesmo raciocínio vale para o IPI, quando aplicável, sendo necessário observar a legislação do estado e a natureza do produto para confirmar a exigência do estorno. Para PIS e COFINS, no regime não cumulativo, também costuma haver a exigência de estorno dos créditos apropriados na aquisição, já que a perda descaracteriza o insumo ou a mercadoria destinada à venda que gerou o direito ao crédito originalmente.
Já na baixa por consumo interno, o tratamento é semelhante quanto à ausência de incidência de ICMS na saída, mas aqui a lógica do estorno de créditos também se aplica, porque a mercadoria deixou de ser destinada à revenda e passou a ser utilizada como bem de uso e consumo da própria empresa, o que também demanda o estorno proporcional dos créditos de ICMS, PIS e COFINS tomados na entrada, seguindo a mesma linha de raciocínio da perda.
Do ponto de vista da escrituração, em ambos os casos é necessário formalizar a saída simbólica do estoque, ajustar o controle de inventário, atualizar o Livro de Registro de Inventário e refletir corretamente essas baixas na Escrituração Fiscal Digital, seja no bloco de ICMS e IPI, seja nos registros de PIS e COFINS quando houver estorno de créditos. Para fins de Lucro Real, a perda de estoque, quando devidamente comprovada e documentada, pode ser reconhecida como despesa dedutível na apuração do IRPJ e da CSLL, mas isso exige comprovação idônea da perda, como laudos técnicos, relatórios internos, fotos, termos de baixa assinados por responsáveis, ou até mesmo, dependendo do valor e da relevância, um laudo de perito ou órgão competente, principalmente em casos de sinistro, furto ou deterioração significativa.
Sendo assim, a orientação central é identificar com precisão qual foi o fato concreto que motivou a baixa. Se a mercadoria perdeu valor comercial e não tem mais condição de ser vendida, o caminho correto é a nota de baixa por perda ou sucata, com toda a documentação de suporte para justificar a dedutibilidade da despesa. Se a mercadoria continua em condições normais de uso, mas passou a ser consumida internamente pela empresa, o caminho correto é a nota de uso e consumo. Não existe geração de benefício fiscal maior escolhendo uma ou outra opção, existe sim o risco de autuação caso a nota emitida não corresponda à realidade da operação, então o cuidado maior deve ser sempre documentar bem o motivo da baixa e manter a coerência entre o CFOP utilizado, a natureza da operação e os registros contábeis e fiscais.
Como a exigência de estorno de créditos e as regras de emissão podem variar de acordo com a legislação estadual do ICMS, vale sempre confirmar o procedimento específico junto à Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa está localizada, principalmente quanto aos percentuais e prazos para o estorno.