Olá Débora, tudo bem?
A REINF (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) é uma obrigação acessória que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem como objetivo informar à Receita Federal retenções na fonte (INSS, IRRF), fatos relacionados à folha de pagamento e outros dados fiscais.
Segundo a legislação e as regras do SPED:
Empresas que não estão no Simples Nacional (Lucro Real e Presumido) são obrigadas a entregar a REINF quando possuem retenções de impostos, pagamentos a terceiros, fatos previdenciários, etc.
Empresas optantes pelo Simples Nacional, geralmente NÃO estão obrigadas a enviar a REINF, porque suas obrigações tributárias são simplificadas e consolidadas no DAS mensal e na DCTFWeb.
A exceção ocorre quando essas empresas do Simples realizam retenções na fonte ou se enquadram em situações específicas que a legislação determina a entrega da REINF (por exemplo, cooperativas, condomínios, entidades que fazem retenções específicas) ou realizam distribuição de lucros antecipada.
De acordo o perguntas e respostas da EFD-Reinf:
2.13.1 - Quais empresas devem declarar o pagamento de lucros e dividendos?
Conforme a legislação vigente, todas as empresas, independentemente do regime a que pertence (ME/EPP, Simples Nacional, MEI, etc) e mesmo que sendo rendimento isento, devem informar a distribuição de lucros e dividendos a pessoas físicas e/ou pessoas jurídicas.
2.13.3 - Como vamos informar pagamento de lucro antecipado (antecipação de lucro) na EFD-Reinf?
O contribuinte deve informar na Reinf quando houver distribuição de lucros e dividendos, mas a Reinf não trata da apuração em si. Portanto, havendo o crédito ou pagamento de lucros e dividendos, a informação deve ser prestada na Reinf da mesma forma, independentemente de ser uma antecipação ou com origem numa conta de lucros acumulados, por exemplo.
Sempre tenho passado essas orientações baseando-me nas perguntas e respostas oficiais da Receita Federal para os alunos. Segue o link onde você também pode esclarecer outras dúvidas sobre a REINF.
http://sped.rfb.gov.br/pastaperguntas/show/1497
Espero ter ajudado!