Olá Liliane, tudo bem?
A pessoa jurídica poderá utilizar os valores retidos na fonte a título da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, quando não for possível deduzir os valores a pagar das respectivas contribuições no mês de apuração, para:
I - dedução da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins devidas em períodos de apuração subsequentes;
II - compensação com débitos relativos a outros tributos administrados pela RFB, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 2.055, de 6 de dezembro de 2021; e
III - restituição em dinheiro, nos termos da IN RFB nº 2.055/2021.
A impossibilidade de dedução ocorre quando o montante retido no mês excede o valor da respectiva contribuição a pagar no mesmo mês (Lei nº 11.727/2008, art. 5º, §1º).
Também está previsto no Art. 110 da IN RFB nº 2.121/2022.
Se for retenção na prestação de serviço para empresa privada, basta controlar o excedente da retenção nos registros 1300 e 1700, para abatimento manual na apuração, no Sped Contribuições.
Isso vale quando o objetivo for deduzir do PIS e da Cofins a pagar.
Caso queira utilizar esses valores para compensação com outros tributos, devido à apuração ter sido credora, a operação deve ser realizada somente via PERDCOMPWEB, conforme a sistemática de compensação da Receita Federal.
Espero ter ajudado!