Olá Maria, tudo bem contigo?
De acordo com a situação relatada, a dúvida envolve várias particularidades da operação dessa empresa. Para tratar todos esses pontos, o ideal seria buscar uma consultoria tributária, que poderia analisar cada detalhe, incluindo obrigações fiscais, forma correta de emissão de notas e prevenção de autuações.
De forma geral, no Simples Nacional toda entrada de valores na conta PJ tende a ser considerada receita bruta.
Então, pelo meu entendimento, a simples emissão de NF-e de compra pela distribuidora provavelmente não seria suficiente para excluir o valor da base de cálculo se a nota estiver em nome do cliente final, pois a operação não passa formalmente pelo estoque ou aquisição da empresa integradora.
Para que o valor pago à distribuidora seja tratado como custo e não como receita, o processo poderia ser:
A distribuidora emitir a NF-e em nome da empresa integradora, e não do cliente final.
A integradora, ao vender para o cliente final, emitir a nota fiscal (mercadoria + serviço, ou notas separadas, conforme legislação municipal e estadual).
Guardar contrato de prestação de serviço e comprovantes de pagamento como prova documental, embora isso não substitua a formalização fiscal.
O modelo de “compra e ordem” que você mencionou pode ser utilizado, desde que siga a legislação estadual e municipal, com notas e documentos emitidos corretamente em cada etapa. Caso a nota da distribuidora seja emitida direto para o cliente e o pagamento entre integralmente na conta da integradora, há risco de o fisco considerar todo o valor como receita tributável.
Além disso, cada estado e município pode ter regras específicas para kits fotovoltaicos e para emissão conjunta de notas de produto e serviço. Por isso, uma análise detalhada da legislação local e do enquadramento tributário é fundamental.
Por fim, reforço que, devido às particularidades dessa operação, contar com uma consultoria tributária especializada e, se necessário, um respaldo jurídico, é a forma mais segura de organizar o fluxo e se proteger de possíveis autuações.
Espero ter ajudado!