Olá, Sheila. Tudo bem?
A retenção na fonte por órgãos públicos estaduais, municipais e do Distrito Federal ocorre nas seguintes situações:
Se o tomador ou adquirente for órgão da administração direta (inclusive autarquias e fundações), poderá haver retenção do IRRF tanto na prestação de serviços quanto na venda de bens (compra de mercadorias). Essa obrigatoriedade passou a valer a partir de abril de 2022, com base no julgamento do STF (Tema 1130), e foi vinculada à Receita Federal por meio do Parecer SEI nº 5.744/2022.
As alíquotas variam conforme a atividade do prestador, com base nas regras do Lucro Presumido, podendo ir de 0,24% até 4,8%, conforme tabela constante no Anexo I da Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012. Por exemplo, para comércio aplica-se 15% sobre presunção de 8% (resultando em 1,2%) e para serviços, 15% sobre 32% (resultando em 4,8%).
A retenção está dispensada nos casos em que o prestador for optante pelo Simples Nacional, MEI, entidade imune ou isenta, ou ainda quando o valor do IR for inferior a R$ 10,00, conforme §6º do art. 3º da IN 1.234/2012.
Em relação à retenção das contribuições sociais (PIS, COFINS e CSLL – total de 4,65%), essa só será exigida se o órgão público possuir convênio firmado com a Receita Federal, nos termos da Portaria SRF nº 1.454/2004 e da IN SRF nº 475/2004.
Já no caso de órgãos da administração indireta (como empresas públicas ou sociedades de economia mista), aplica-se a mesma regra de retenção prevista para pessoas jurídicas de direito privado, ou seja, IRRF de 1% ou 1,5%, dependendo do serviço prestado, conforme os artigos 714 a 718 do RIR/2018. As CSRF, nesse caso, também dependerão da existência de convênio.
Espero ter ajudado!