Bom dia, Thassyane,
Essa questão dos cartórios é interessante porque, na prática, ela envolve dois valores de natureza bem diferente, e essa distinção é o ponto central para responder a sua pergunta.
De um lado, temos o valor do serviço propriamente prestado pelo cartório, que é a remuneração pela atividade notarial ou registral em si. Esse valor constitui receita própria do cartório e é sobre ele que incide o tributo devido pela prestação do serviço, hoje o ISS, e que ao longo da transição da Reforma Tributária passará a conviver com a CBS, até a substituição definitiva pelo IBS e pela CBS.
De outro lado, existem valores que o cartório apenas recebe do cliente para repassar a terceiros, como custas judiciárias, taxas destinadas a fundos estaduais, valores relativos a ITBI recolhido no ato, entre outros. Esses valores não representam receita do cartório, ele atua apenas como um intermediário na cobrança, recebendo de um lado e repassando integralmente para o órgão de destino. Por essa razão, o entendimento consolidado, tanto na sistemática atual do ISS quanto na lógica que a Reforma Tributária adota para o IBS e a CBS, é que esses valores repassados não deveriam compor a base de cálculo do tributo sobre o serviço, justamente porque não são preço do serviço prestado pelo cartório.
O procedimento que você descreveu como adotado até o mês passado, com emissão de uma NFS-e apenas para o valor do serviço e um recibo à parte discriminando as custas e taxas repassadas, é o que melhor reflete essa separação. Ele deixa claro qual valor efetivamente compõe a receita tributável do cartório e qual valor é mero trânsito de recursos.
Já a prática que alguns cartórios passaram a adotar agora, de emitir uma única NFS-e apenas com o valor do serviço, mas mencionando as custas e taxas apenas na descrição, sem que elas componham o valor total do documento, também pode ser adequada, desde que o valor total da nota realmente reflita só o preço do serviço prestado pelo cartório. O ponto de atenção aqui não é a forma de apresentação, mas sim garantir que esses valores repassados não estejam sendo inseridos na base de cálculo do tributo, mesmo que apenas descritos no corpo da nota. Se o valor total da NFS-e continuar representando somente o serviço, a mudança seria apenas de forma de documentação, sem gerar diferença tributária.
Sobre a Reforma Tributária especificamente, a LC 214/2025 trata a base de cálculo do IBS e da CBS como o valor da operação, que corresponde ao valor efetivamente cobrado pelo fornecimento do serviço, existindo previsão de exclusão de valores que sejam mero repasse quando o prestador atua como intermediário. A lógica, portanto, segue a mesma linha do que já se pratica hoje no ISS, não havendo, até o momento, uma ruptura conceitual trazida pela reforma quanto a esse ponto específico.
Vale reforçar que a regulamentação específica para serviços notariais e registrais dentro da nova sistemática do IBS e da CBS ainda está em construção, e o Comitê Gestor do IBS e a Receita Federal podem editar normas mais detalhadas sobre esse tipo de repasse ao longo do período de transição. Por isso, recomendo acompanhar as publicações no site comitegestor.gov.br e da Receita Federal para verificar se surgirão orientações específicas para os cartórios, e também confirmar se o município onde o cartório está localizado já possui legislação própria de ISS tratando dessa exclusão das custas da base de cálculo, já que isso pode variar de um município para outro.