Boa tarde, Christian,
Boa pergunta, e é uma situação que gera bastante dúvida na prática, especialmente agora com as mudanças trazidas pela Reforma Tributária.
Vamos por partes.
A nota de débito, no contexto fiscal brasileiro, é um documento que o comprador emite para o fornecedor com o objetivo de registrar uma obrigação de crédito a seu favor, geralmente em situações como cobranças de diferenças de preço, fretes ou devoluções de valores. Ela tem natureza financeira e não necessariamente movimenta mercadoria.
No caso que você descreveu, a embalagem não está retornando fisicamente ao cliente. Não há circulação de mercadoria no sentido inverso. Trata-se de um reembolso em dinheiro que o cliente está fazendo a vocês pelo valor das embalagens que não serão mais utilizadas. Sendo assim, a operação não configura uma devolução de mercadoria para fins fiscais, e portanto não há exigência de emissão de nota fiscal de entrada (nota de devolução) por parte de vocês.
O que sustenta isso é justamente a ausência do fato gerador do ICMS ou do IPI, que requer a circulação efetiva da mercadoria ou sua saída do estabelecimento. Como a embalagem foi descartada e não houve movimentação física de volta ao cliente, não se configura operação tributável que exija nota fiscal.
Nesse cenário, o reembolso pode ser tratado como uma operação estritamente financeira, formalizada por meio de nota de débito emitida pelo cliente, ou por um simples acordo financeiro documentado entre as partes, como um termo ou recibo. O registro contábil deve refletir a entrada do valor como uma receita ou redução de custo, conforme a natureza contábil da operação na realidade da empresa.
Um ponto de atenção importante: se existir algum crédito de ICMS, IPI, PIS ou COFINS que tenha sido aproveitado na aquisição dessas embalagens, a empresa deve avaliar se há necessidade de estorno proporcional desses créditos, já que o destino final foi o descarte e não a utilização na produção. Esse estorno pode ser exigido dependendo da legislação estadual aplicável ao ICMS e das regras do regime tributário federal adotado.
Com a Reforma Tributária e a transição para o IBS e a CBS, esse tipo de situação ainda está sendo regulamentado em detalhes, mas o princípio geral de que a circulação física da mercadoria é requisito para a emissão de nota fiscal permanece como base do sistema.