Boa tarde, Anelise,
Essa é uma situação bem comum em convênios e a lógica contábil por trás dela envolve principalmente o CPC 07, que trata de subvenção e assistência governamentais, além do CPC 27, que trata do reconhecimento e mensuração do ativo imobilizado.
Vou responder as suas duas perguntas separadamente, porque elas estão conectadas mas exigem tratamentos distintos.
Sobre o momento de reconhecimento da receita
Não, o reconhecimento da receita não deve esperar o encerramento do convênio. Esse é o ponto central que precisa ser ajustado no seu procedimento atual.
O CPC 07 estabelece que subvenções relacionadas a ativos devem ser reconhecidas no resultado de forma sistemática ao longo dos períodos necessários para confrontá-las com as despesas que elas pretendem compensar. No caso de um bem do imobilizado, essa despesa é a depreciação. Ou seja, a receita da subvenção deve ser reconhecida na mesma proporção e no mesmo ritmo em que o bem adquirido com o recurso do convênio vai sendo depreciado, e não de uma só vez ao final do convênio.
Esperar o encerramento do convênio para reconhecer a receita fere o regime de competência e o princípio da confrontação entre receitas e despesas, que é justamente a base do CPC 07. O tratamento correto é reconhecer o valor recebido inicialmente como receita diferida no passivo, e ir apropriando essa receita ao resultado à medida que a depreciação do bem ocorre.
Sobre a contabilização do imobilizado adquirido com recursos do convênio
Aqui está o ajuste mais importante a fazer. O lançamento que você sugeriu usando as contas Imobilizado de Terceiros e Bens de Terceiros não é o mais adequado, a menos que exista uma cláusula contratual específica estabelecendo que a titularidade do bem permanece com o órgão concedente e que ele deve ser devolvido ao final do convênio, funcionando como um comodato. Se for esse o caso, realmente não se depara com um imobilizado próprio, e sim com um bem em uso mediante cessão, que normalmente é apenas controlado em conta de compensação, sem entrar no ativo nem sofrer depreciação pela entidade recebedora.
Mas pelo que você descreveu, o bem fica em posse da entidade e sofre depreciação por ela, o que indica que a entidade de fato controla os benefícios econômicos futuros gerados pelo ativo e assume os riscos da sua utilização. Nesse cenário, segundo o CPC 27, o bem deve ser reconhecido como imobilizado próprio da entidade, pelo custo de aquisição, e não como bem de terceiros. O fato de o recurso para a compra ter vindo de um convênio não muda a natureza do ativo, muda apenas a origem do financiamento dele.
O lançamento correto na aquisição do bem seria:
Imobilização do bem D Imobilizado - Ativo Não Circulante C Receita Diferida de Subvenção - Passivo Não Circulante
E não existe duplicação de informação nesse lançamento. Você tem dois fenômenos econômicos distintos sendo representados. De um lado, o ativo físico que a entidade passa a controlar e que vai gerar depreciação ao longo da sua vida útil. De outro lado, a origem dos recursos que financiaram esse ativo, que ainda não pode ser reconhecida como receita de forma integral porque ela precisa ser confrontada com a despesa de depreciação futura. Se você eliminasse uma dessas duas contas, você estaria descumprindo ou o CPC 27, ao deixar de reconhecer um ativo que a entidade efetivamente controla, ou o CPC 07, ao reconhecer a receita de forma antecipada e sem relação com o consumo econômico do bem.
Depois desse lançamento inicial, a cada período em que a depreciação for apurada, você terá dois lançamentos simultâneos:
Depreciação do bem D Despesa de Depreciação - Resultado C Depreciação Acumulada - Ativo Não Circulante, redutora
Reconhecimento proporcional da receita diferida D Receita Diferida de Subvenção - Passivo Não Circulante C Receita de Subvenção para Investimento - Resultado
Dessa forma, o efeito líquido no resultado tende a ser neutro, já que a despesa de depreciação é compensada pela receita de subvenção reconhecida na mesma proporção, o que reflete corretamente a realidade econômica de que o bem foi adquirido com recurso de terceiros e não com recurso próprio da entidade.
Existe também um método alternativo previsto no próprio CPC 07, chamado método líquido, no qual o valor da subvenção é deduzido diretamente do custo do bem no momento do reconhecimento, reduzindo a base de depreciação futura. Nesse método não existe conta de receita diferida no passivo, e a receita da subvenção acaba sendo reconhecida implicitamente através de uma depreciação menor ao longo do tempo. O método bruto, que apresentei acima, costuma ser preferido porque dá mais transparência às demonstrações contábeis, mostrando separadamente o valor do ativo pelo seu custo total e o valor da subvenção recebida, mas os dois métodos são aceitos.
Por fim, sobre a conta de Adiantamento de Terceiros que você utiliza para controlar o recurso enquanto ele está na conta vinculada, essa lógica pode continuar sendo usada até o momento da aquisição do bem. A partir do momento em que ocorre a nota fiscal de aquisição, a baixa desse adiantamento deve ser feita em contrapartida à Receita Diferida de Subvenção, e não diretamente contra o banco, já que o dinheiro que saiu do banco foi para pagar o fornecedor do bem, e o valor que estava em adiantamento se transforma em financiamento do ativo que passa a ser reconhecido.