Boa tarde, Anelise,
Que bom que você está ingressando na contabilidade pública! O tema de convênios e contratos de gestão é realmente um dos mais ricos e, ao mesmo tempo, dos mais desafiadores nessa área. Vou tentar te dar uma visão organizada do assunto.
Antes de tudo, vale distinguir os dois instrumentos, porque eles têm naturezas jurídicas diferentes e isso afeta diretamente a contabilização. O convênio é um acordo de cooperação entre entes públicos ou entre um ente público e uma entidade privada sem fins lucrativos, com objetivos comuns e sem contraprestação de serviços. Já o contrato de gestão é um instrumento firmado com organizações sociais, qualificadas pelo poder público, para que essas entidades executem atividades de interesse público mediante o repasse de recursos, bens e servidores.
Do ponto de vista contábil, o referencial que você precisa dominar é a NBC T SP 02, editada pelo CFC, que trata especificamente das normas de contabilidade aplicadas ao setor público para receitas e despesas. Além disso, o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, o famoso MCASP, publicado pela STN em conjunto com o SOF, é a bíblia do assunto. Ele está na sétima edição e trata detalhadamente dos procedimentos contábeis patrimoniais e orçamentários envolvidos nessas transferências.
Quanto aos momentos de contabilização que você mencionou, a lógica funciona assim. Na assinatura do instrumento, do lado do concedente registra-se uma obrigação potencial, e do lado do convenente registra-se um direito potencial, ambos em contas de controle, fora do balanço patrimonial, no chamado sistema de compensação. Isso porque ainda não houve movimentação financeira efetiva.
No momento do repasse, seja ele integral ou parcelado conforme medições, entra a movimentação financeira e orçamentária de fato. O concedente executa a despesa orçamentária, percorrendo os estágios de empenho, liquidação e pagamento. O convenente, por sua vez, reconhece a receita orçamentária de transferência recebida. Um ponto importante aqui é que, quando o repasse é feito de uma vez e a execução acontece ao longo do tempo, o convenente precisa controlar os recursos em conta vinculada e reconhecer as receitas conforme a contrapartida das despesas efetivamente realizadas. Isso evita o reconhecimento antecipado de receita sem a correspondente execução do objeto.
Na utilização dos recursos, ou seja, quando o convenente começa a gastar, ele registra as despesas orçamentárias normalmente, com empenho, liquidação e pagamento, respeitando a classificação funcional e programática vinculada ao objeto do convênio. É fundamental que essas despesas sejam segregadas contabilmente para facilitar a prestação de contas.
A aquisição de materiais com recursos do convênio segue o mesmo caminho da despesa orçamentária, mas também pode gerar movimentação no ativo, quando os bens adquiridos incorporam o patrimônio da entidade convenente ou do concedente, dependendo do que estiver previsto no instrumento.
Para quem está começando, o caminho mais didático é acessar diretamente o MCASP no site da STN, onde você encontra exemplos de lançamentos contábeis para cada uma dessas situações. O Portal SIAFI Gerencial e os manuais do Tesouro Nacional também têm material complementar de qualidade. Se a sua atuação for no âmbito estadual ou municipal, vale verificar se o seu estado ou município tem normas específicas editadas pelo respectivo tribunal de contas, porque muitos TCEs e TCMs publicam manuais próprios que adaptam o MCASP à realidade local